TrackIt використовує додаток Clockify для реєстрації робочих годин, що дозволяє ефективно відстежувати час, витрачений кожним членом команди на різні завдання. Однак виникла серйозна проблема, оскільки менеджери не мали швидкого і простого доступу до цієї інформації. Витягувати дані для кожного користувача Clockify вручну виявилося дуже затратним і неефективним. Щоб вирішити це, була розроблена інтеграція Clockify з Slack, що дозволяє менеджерам отримувати своєчасні сповіщення про робочі години членів команди та дні відпочинку.
Проблема
Основною проблемою було відсутність доступу до даних про робочі години в реальному часі для менеджерів. Хоча інформація була доступна в Clockify, витягувати її для кожного користувача щотижня було дуже трудомістко. Менеджерам необхідно було мати ефективний спосіб моніторити кількість годин, які працював кожен член команди, та визначати дні відпочинку. Інша проблема, пов'язана з вихідними, вимагала системи, яка б автоматично визначала і застосовувала дні відпочинку при настанні свят, оскільки ручне оновлення часто не враховувалось.
Наше рішення
Для вирішення цієї проблеми була розроблена автоматизована інтеграція, яка використовує Clockify API. Це рішення отримує дані про час роботи всіх користувачів за минулий тиждень і сповіщає менеджерів, якщо користувачі записали менше ніж 25 годин або взяли день відпочинку чи святковий день. Сповіщення надсилаються через Slack API, щоб і користувач, і їхній менеджер отримали оновлення в спеціальному каналі Slack.
Деталі реалізації
Інтеграція через API
Для отримання даних про час роботи користувачів був використаний Clockify API. Цей API дозволяє програмно отримувати детальну інформацію про годинник і активність кожного члена команди за минулий тиждень.
Обробка даних
Отримані дані оброблялись для підрахунку загальної кількості годин, які кожен користувач працював протягом тижня. Крім того, виявлялись дні відпочинку та святкові дні.
Автоматизація за розкладом
Інтеграція налаштована на запуск щотижня на початку понеділка в першу робочу годину, щоб менеджери отримували своєчасні оновлення на початку робочого тижня.
Система сповіщень
За допомогою Slack API була налаштована система сповіщень, яка надсилає повідомлення до вказаного каналу Slack. Перед надсиланням повідомлення створюється канал Slack, до якого входять користувач з його робочими годинами та менеджери. Якщо користувач записує менше 25 годин або бере день відпочинку, тригериться сповіщення, яке інформує і користувача, і його менеджера.
Розгортання
- Контейнеризація
Код контейнеризовано за допомогою Docker, що полегшує розгортання і масштабування. Додаток написано на Python, і він використовує кілька бібліотек для взаємодії з API Clockify і Slack.
- Ресурси AWS
Чутливі дані, такі як API-ключі та токени, безпечно зберігаються за допомогою AWS Secrets Manager. Це забезпечує захист чутливої інформації і її безпечний доступ додатком.
- Планування з GitHub Actions
Планування автоматизації здійснюється за допомогою GitHub Actions. Робочий процес GitHub Actions налаштований так, щоб Docker контейнер запускався на початку тижня, в понеділок.
Хоча для автоматизації використовується GitHub Actions, можна застосувати будь-яку іншу CI/CD пайплайн-систему, таку як Jenkins, GitLab CI, або AWS CodePipeline, щоб досягти того ж результату.
Переваги
Ця інтеграція принесла кілька ключових переваг:
- Ефективність: Менеджерам більше не потрібно вручну витягувати та компілювати дані з Clockify, що заощаджує значний час і зусилля.
- Оновлення в реальному часі: Автоматизована система гарантує, що менеджери отримують своєчасні сповіщення, що дозволяє їм оперативно вирішувати проблеми.
- Прозорість: Як менеджери, так і члени команди завжди інформовані, що сприяє підвищенню відповідальності та відкритої комунікації в команді.
Заключні думки
Інтеграція Clockify та Slack значно покращила спосіб відстеження та управління робочими годинами. Автоматизуючи процес отримання даних і сповіщень, менеджери отримали інструменти для ефективного моніторингу продуктивності команди.
Наступні кроки
Наступна функція дозволить створити систему, яка дасть змогу нетехнічним користувачам керувати порогами для користувачів, що перевищують 25 годин, підтримувати список винятків для користувачів, які не отримуватимуть сповіщень, а також перевіряти загальний час за поточний тиждень для будь-якого користувача. Ця система включатиме фронтенд, розроблений за допомогою React, і підтримуваний API, щоб забезпечити інтуїтивно зрозумілий та зручний досвід для керування налаштуваннями.
Про TrackIt
TrackIt — міжнародна консалтингова компанія в галузі хмарних технологій AWS, системної інтеграції та розробки програмного забезпечення, з головним офісом в Маріні-дель-Рей, Каліфорнія.
Ми здобули репутацію завдяки допомозі медіа-компаніям у створенні та впровадженні економічно ефективних, надійних і масштабованих робочих процесів у медіа та розвагах у хмарі. Це включає рішення для потокового відео та відео на вимогу, управління медіа-ресурсами та архівування, а також впровадження останніх технологій AI для створення індивідуальних медіа-рішень, адаптованих до потреб клієнтів.
Розробка програмного забезпечення, орієнтованого на хмарні технології, є основою нашої діяльності. Ми спеціалізуємося на модернізації додатків, контейнеризації, інфраструктурі як код і архітектурах без серверів, орієнтованих на події, використовуючи найсучасніші сервіси AWS. Завдяки нашій пропозиції керованих послуг, яка включає 24/7 підтримку хмарної інфраструктури, ми можемо надавати комплексні рішення для медіа-індустрії.
Перекладено з: Effective Time Tracking with Clockify and Slack Integration